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Consejos para organizar tu evento en Madrid y que salga de 10

La opción de alquilar autobuses para facilitar el acceso y comodidad a los asistentes es muy práctica. La opción de alquilar autobuses para facilitar el acceso y comodidad a...

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Si eres nuevo en el mundo de los eventos y próximamente vas a organizar uno, no hay que preocuparse, ya que Madrid es una ciudad que brinda facilidades y oportunidades para todos.
 
La capital cuenta con infraestructuras de calidad, con dos palacios de congresos, dos recintos feriales y una cantidad enorme de espacios y centros de reuniones disponibles para eventos de empresa. Además de unas 65.000 habitaciones hoteleras.
 
En cuanto al transporte también encontramos multitud de ventajas respecto a otras ciudades con 13 líneas de metro y 3 de tranvía y 200 líneas de autobuses. También existe la opción de alquilar un microbús con conductor, u otro vehículo privado, con la que dar un toque de exclusividad y seguridad al evento.
 
La opción de alquilar autobuses para facilitar el acceso y comodidad a los asistentes es muy práctica si el recinto está a las afueras de la capital o si se trata de un enlace matrimonial.
 
Numerosas empresas ofrecen alquiler de autobús, microbus o coche a precios asequibles y con conductor. Una de las empresas más conocidas de este sector es Esteban Rivas. Al contratar una empresa como Esteban Rivas, se asegura la comodidad de tus asistentes y se garantiza un alto nivel de profesionalidad.

 
Una vez estamos decididos a llevar a cabo nuestro evento, deberemos pararnos a pensar qué queremos conseguir, cuál es nuestro público objetivo y cuáles son las actividades y recursos necesarios para llevarlo a cabo.
 
En base a esto, buscaremos aquel espacio que más se adecue al tipo de evento que vayamos a realizar y al cual realizaremos una visita previa para comprobar los medios de los que dispone, audiovisuales, Wi-Fi, personal auxiliar, catering.
 
Si no se tiene mucha experiencia organizando eventos, lo mejor sería contratar a una empresa externa.
 
Buscar el lugar de celebración, analizando la oferta y estudiando cual aportará más a nuestro acontecimiento. No quedarnos con el primero. Estudiar y comparar teniendo en cuenta la accesibilidad, el tamaño o el precio. Si es al aire libre, la mejor opción sería alquilar carpas de fácil montaje, además el montaje de estas está incluido en el precio.
 
Contratar un servicio de catering que sea adecuado a la celebración, no es lo mismo para un evento empresarial que para una boda, y que por supuesto sea gratis para todos. En este aspecto habrá que tener en cuenta intolerancias alimentarias, alérgenos o estilos de vida.
 
También será importante tener acuerdos con marcas, proveedores, recintos o media partners que podrán ofrecer un valor añadido para tus asistentes.
 
Difundir a través de redes sociales y plataformas de forma activa e interactiva para tus asistentes. Esto te puede ayudar de forma muy sencilla, a consultar detalles de manera individual de cada uno de tus asistentes así como confirmación de asistencia y puedes aportar detalles e información los días previos a la celebración. Una vez concluido el evento el marketing digital continuará en estas plataformas.
 
Incluye iniciativas sostenibles en el programa del evento, así estarás a la vanguardia y es de vital importancia para muchos de los asistentes que puedan acudir.
 
En caso de necesitar vender entradas existen numerosas páginas, como Ticketea o Ticketmaster,  que ofrecen estos servicios e incluye la difusión por su parte.
 
Llegado el gran día, innova, se diferente y haz charlas y conferencias dinámicas. Siempre incluye un turno de preguntas después de cada presentación y haz que tus invitados participen.
 
Ofrece WIFI gratis, siempre que sea posible y si no lo es, busca opciones alternativas, pero facilita en la medida de lo posible el acceso a Internet.
 
Obsequia a tus asistentes con algún detalle y no abuses de documentación y dossier impresos, estamos en la era digital.
 
Graba vídeos de la zona de exposición, con entrevistas a expositores y visitantes, que luego se podrán colgar en el sitio web oficial del evento.
 
Agradece la asistencia de todos los participantes, además de a los patrocinadores, colaboradores, y ponentes.

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